なぜ私はNotionを使い始めたのか？「きちんとやる」ことと「見られる」ことは別物だからだ

率直に言って、私はプロジェクト管理を始めた。追い詰められて仕方なく。

上からのプレッシャーが初めて気づかせてくれた。「仕事をきちんとこなす」ことと「仕事が見える形で成果を出す」ことは全く別物だ。 期限内に任務を完了し、怠けてもいないのに、なぜか「何もしていない」と思われる。ただ記録を残さなかっただけなのに。

誤解を避けるため、そして自分の努力が認められるように、私は各タスク、進捗状況、成果を記録し始めた。しかし手書きの情報は散在しており、統合や追跡が困難だった。問題は方法ではなく、体系的に整理できるツールがないことだと気づいた。

多方面にわたる研究と評価を経て、Notionの使用を決定しました。これは仕事における「記録がない」という課題を解決するだけでなく、「記録がある」状態から「体系的に記録する」段階へと進化させてくれます。

🔬 私のNotion実験：散らばった付箋を一つにまとめ、仕事のマップを作成する

仕事の「痛点」から始めようと思う：プロジェクトの進捗、会議記録、メモ、雑務がすべてバラバラな場所に散らばっている。私はNotionを自分のUI/UX実験場これらの記録を再整理した。

私の核心概念は単純です：「散らばった付箋を、整理された作業マップに組み立てる。」

以前は手書きのノートを取っていたものの、私の記録は相変わらず乱雑だった：

手書きの作業進捗は全体像を捉えられない

手描きのガントチャートが乱雑

断片的な情報の検索に時間がかかる

大量に分散した未処理事項

私のニーズは単なる「ノート」ではなく「統合」です。プロジェクト、学習、インスピレーション、アウトプットを同時に管理できるプラットフォームが必要でした。そこで、自分にとって使いやすく、他の同僚も理解できるプロジェクト管理の情報アーキテクチャを再設計し、すべての作業進捗と関連情報を一つのNotionデータベースに集約しました。

Notionでプロジェクトの進捗を追跡する

Notionで個人タスクを追跡する

ページを開くと、各タスクのステータス、進捗状況、更新日がすぐに確認できます。チームプロジェクトでも個人タスクでも、一目で把握できます。

Notionはもはや単なるノートではなく、むしろ私の毎日の「仕事ダッシュボード」へと進化した。それゆえ、UI/UXの設計原則が「人とツールの相互作用」にも同様に適用されることに気づいた。

私はどのようにNotionで自分の仕事システムを設計したのか？

混乱した情報を明確にするため、私はすべての内容を三つの階層に分解し、神経ネットワークのように相互に接続できる関連性を構築した。

• プロジェクト層（Project）全体の進捗、スケジュール、および役割分担を把握する。進行中の全プロジェクトをここに集約し、方向性の確認を容易にする。
• タスク層（Task）：各タスクの進捗状況と締切を追跡する。各工程には担当者が割り当てられ、途中で滞ることはない。
• リソース層（Resource）会議記録、SOP、マニュアル、アイデア、参考資料は全てここに保管。プロジェクトやタスクと自動連携し、全体の基盤を支える後方支援機能。

この方法で整理すると、各プロジェクトの内容が明確に把握でき、必要な詳細も素早く見つけられます。プロセスがスムーズになり、仕事も楽になりました。

💡 ツールからデザインへ：私が最も素晴らしいと思う3つの特徴

1. 集中と連鎖：情報アーキテクチャ（Information Architecture） UXデザインの第一歩は情報アーキテクチャの構築です。私は全てのプロジェクト、ドキュメント、会議メモを一つのデータベースに集約し、関連付けを設定することで、各プロジェクトが自動的にSOP、素材、チームメンバーにリンクされるようにしました。一つのページを開くだけで、全ての情報を確認できます。
2. 視覚化情報：認知負荷（Cognitive Load）の軽減 UIデザインにおいて、認知負荷を軽減する核心原則である。私は看板、進捗バー、チャートを用いて情報を可視化する。以前は半日もかかっていたリスト確認が、今では一目で現状を把握できる。
3. 即時フィードバックと循環出力：一貫性（Consistency） レイアウト統一、固定項目；完了すると自動的に「Done」と表示。どのノートも素早くブログ・学習記録・SOPに変換可能。わざわざ整理する必要なく、情報を瞬時に変換。

🧠 遭遇した盲点と解決策

最初は機能をフル活用しようと焦り、記録しながらデータベースとリレーションを無闇に試していたら、すぐに道に迷ってしまった。自分がUXデザイナーの大禁忌を犯していることに気づいた：「目的」を先に尋ねずに、「機能」について話し始める。

私は自問した：「なぜこの情報が必要なのか？」「このページは誰にとって便利なのか？」

自分がユーザーである場合、Notionは「自分自身のために設計したUI/UXプロジェクト」となる。情報構造やインタラクション方法をテストする手段として活用し、得られたフィードバックはワークフローの再構築の根拠となった。

🎯 初心者のためのアドバイス：問題から始め、ツールに縛られないでください

もしあなたもNotionを使い始めたいなら、私のアドバイスは：

• 「解決したい問題」から始め、「ツールで何ができるか」から始めない。
• まず他人のテンプレートを使い、ロジックに慣れたら、徐々に自分なりのバージョンを構築していく。
• Notionの最大の強みは、いつでもリニューアルできることです。だから、一から作り直すことを恐れないでください。

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よくある質問

Q1: Notion初心者が避けるべきこと

ページを急いで作りすぎると、後で使い方がわからなくなる。まず解決すべき課題を明確にし、作業フローを設定してから、保存すべきデータと一時的な参照データを選別する。プロジェクト管理を例に取ると、最初は「プロジェクト」「タスク」「リソース」の3ページだけで十分。その他の機能は徐々に追加していけばよい。

Q2: Notionのアーキテクチャ構築はどのように始めましたか？

まず「解決すべき問題」を明確にすること。直接ページを開くのではなく、まずフローを描き出す：プロジェクト → タスク → リソース。情報アーキテクチャを確定した後、この構造をNotionに移し、データベースの関連付け（Relation）でつなぐ。こうすることでシステムに論理性が生まれ、整理すればするほど混乱するリスクも低減される。

Q3: あなたのNotionは個人用ですか、それともチームで共有していますか？

両方とも使っています。チームプロジェクトでは主に進捗管理に活用し、同僚がリアルタイムでプロジェクト状況を確認できるようにしています。進捗が遅れた場合、迅速に支援してもらえるようにするためです。私自身はNotionを使って会議記録、講義ノート、アイデア、生活上のタスクを整理しています。

現在、仕事では二つの領域を設定しています：

• 個人ダッシュボードタスク、インスピレーション、個人メモの管理に使用
• プロジェクトダッシュボード進捗状況、文書、会議資料の追跡に使用

Q4:なぜ特にUI/UXを強調するのですか？

これは「Notionの操作方法」ではなく、「Notionを自分にとって使いやすいものにする方法」だからだ。UI/UXの本質は、ユーザーのニーズと行動ロジックを理解することにある。自分自身をユーザーとして観察することで初めて、自分にとってスムーズでストレスのないシステムを設計できるのだ。

Q5: 今もNotionの構造を修正していますか？

もちろん。インターフェースを設計するのと同じように、システムは決して「完成」することはありません。ただ「自分の使用習慣に合っていく」だけです。時間があれば、自分のニーズを見直し、不要なページを削除し、必要な機能を追加しています。

Q6:Notionはあなたの仕事にどのような最大の変化をもたらしましたか？

最大の変化は主導権を握れるようになったことです。以前は常にタスクに追われ、目に見えないプレッシャーに苛まれていましたが、今では自分のペースで進められます。Notionを使えば、プロジェクト・タスク・データを一箇所に統合できるため、あちこち情報を探す必要がなくなりました。 タイムライン、カンバン、データベースの連携により、各プロセスが一目で把握でき、同僚も進捗状況を明確に確認できる。最も重要なのは、この仕組みが振り返りや調整が可能で、継続的な改善を促す点だ。