UI/UX思考でNotionを再構築：情報整理をデザインに変える

なぜ私はNotionを使い始めたのか？「きちんとやる」ことと「見られる」ことは別物だからだ

率直に言って、私はプロジェクト管理を始めた。追い詰められて仕方なく。

上からのプレッシャーが初めて気づかせてくれた。「仕事をきちんとこなす」ことと「仕事が見える形で成果を出す」ことは全く別物だ。 期限内に任務を完了し、怠けてもいないのに、なぜか「何もしていない」と思われる。ただ記録を残さなかっただけなのに。

誤解を避けるため、そして自分の努力が認められるように、私は各タスク、進捗状況、成果を記録し始めた。しかし手書きの情報は散在しており、統合や追跡が困難だった。問題は方法ではなく、体系的に整理できるツールがないことだと気づいた。

多方面にわたる研究と評価を経て、Notionの使用を決定しました。これは仕事における「記録がない」という課題を解決するだけでなく、「記録がある」状態から「体系的に記録する」段階へと進化させてくれます。

🔬 私のNotion実験：散らばった付箋を一つにまとめ、仕事のマップを作成する

仕事の「痛点」から始めようと思う：プロジェクトの進捗、会議記録、メモ、雑務がすべてバラバラな場所に散らばっている。私はNotionを自分のUI/UX実験場これらの記録を再整理した。

私の核心概念は単純です：「散らばった付箋を、整理された作業マップに組み立てる。」

以前は手書きのノートを取っていたものの、私の記録は相変わらず乱雑だった：

手書きの作業進捗は全体像を捉えられない

手描きのガントチャートが乱雑

断片的な情報の検索に時間がかかる

大量に分散した未処理事項

私のニーズは単なる「ノート」ではなく「統合」です。プロジェクト、学習、インスピレーション、アウトプットを同時に管理できるプラットフォームが必要でした。そこで、自分にとって使いやすく、他の同僚も理解できるプロジェクト管理の情報アーキテクチャを再設計し、すべての作業進捗と関連情報を一つのNotionデータベースに集約しました。

Notionでプロジェクトの進捗を追跡する

Notionで個人タスクを追跡する

ページを開くと、各タスクのステータス、進捗状況、更新日がすぐに確認できます。チームプロジェクトでも個人タスクでも、一目で把握できます。

Notionはもはや単なるノートではなく、むしろ私の毎日の「仕事ダッシュボード」へと進化した。それゆえ、UI/UXの設計原則が「人とツールの相互作用」にも同様に適用されることに気づいた。

私はどのようにNotionで自分の仕事システムを設計したのか？

混乱した情報を明確にするため、私はすべての内容を三つの階層に分解し、神経ネットワークのように相互に接続できる関連性を構築した。

• プロジェクト層（Project）全体の進捗、スケジュール、および役割分担を把握する。進行中の全プロジェクトをここに集約し、方向性の確認を容易にする。
• タスク層（Task）：各タスクの進捗状況と締切を追跡する。各工程には担当者が割り当てられ、途中で滞ることはない。
• リソース層（Resource）会議記録、SOP、マニュアル、アイデア、参考資料は全てここに保管。プロジェクトやタスクと自動連携し、全体の基盤を支える後方支援機能。

この方法で整理すると、各プロジェクトの内容が明確に把握でき、必要な詳細も素早く見つけられます。プロセスがスムーズになり、仕事も楽になりました。

💡 ツールからデザインへ：私が最も素晴らしいと思う3つの特徴

1. 集中と連鎖：情報アーキテクチャ（Information Architecture） UXデザインの第一歩は情報アーキテクチャの構築です。私は全てのプロジェクト、ドキュメント、会議メモを一つのデータベースに集約し、関連付けを設定することで、各プロジェクトが自動的にSOP、素材、チームメンバーにリンクされるようにしました。一つのページを開くだけで、全ての情報を確認できます。
2. 視覚化情報：認知負荷（Cognitive Load）の軽減 UIデザインにおいて、認知負荷を軽減する核心原則である。私は看板、進捗バー、チャートを用いて情報を可視化する。以前は半日もかかっていたリスト確認が、今では一目で現状を把握できる。
3. 即時フィードバックと循環出力：一貫性（Consistency） 統一されたレイアウトと固定カラム。終了すると自動的に「完了」マークが付く。整理することなく、どんなメモもブログ、学習記録、SOPに素早く変換できます。

🧠 遭遇した盲点と解決策

最初は機能をフル活用しようと焦り、記録しながらデータベースとリレーションを無闇に試していたら、すぐに道に迷ってしまった。自分がUXデザイナーの大禁忌を犯していることに気づいた：「目的」を先に尋ねずに、「機能」について話し始める。

私は自問した：「なぜこの情報が必要なのか？」「このページは誰にとって便利なのか？」

自分がユーザーである場合、Notionは「自分自身のために設計したUI/UXプロジェクト」となる。情報構造やインタラクション方法をテストする手段として活用し、得られたフィードバックはワークフローの再構築の根拠となった。

🎯 初心者のためのアドバイス：問題から始め、ツールに縛られないでください

もしあなたもNotionを使い始めたいなら、私のアドバイスは：

• 「解決したい問題」から始め、「ツールで何ができるか」から始めない。
• まず他人のテンプレートを使い、ロジックに慣れたら、徐々に自分なりのバージョンを構築していく。
• Notionの最大の強みは、いつでもリニューアルできることです。だから、一から作り直すことを恐れないでください。

関連記事

よくある質問 (FAQ)