為什麼我開始用Notion？因為「做好」和「被看到」是兩件事
坦白說，我開始做專案管理，是被逼出來的。
上頭的壓力讓我第一次意識到，「把工作做好」和「讓工作被看到做好」是兩件完全不同的事。 明明在期限內完成任務，也沒有偷懶，卻總有人覺得我「沒做事」，只因為我沒有留下任何紀錄。
為了避免誤會，也為了讓自己的努力能被看見，我開始把每個任務、進度與成果都記下來。但手寫的資訊零散，難以整合與追蹤。我想問題不在方法，而在於沒有一個能系統化整理的工具。
在我多方研究評估之後，決定使用Notion。 它能解決我在工作中「沒記錄」這個痛點，更讓我從「有記錄」進化到「有系統地記錄」。
🔬 我的Notion實驗：把散落的便利貼，拼成一張工作地圖
我打算從工作的「痛點」開始：專案進度、會議紀錄、筆記、雜事全散在不同的地方。我用 Notion當成自己的UI/UX實驗場，重新整理了這些紀錄。
我的核心概念很簡單：「把散落的便利貼，拼成一張有條理的工作地圖。」
之前雖然有手寫筆記，但我的紀錄還是很亂：
手寫工作進度無全貌
手繪甘特圖雜亂
零散資訊查找費時
大量分散的待辦
我的需求不只是「筆記」，而是「整合」。我需要一個平台，能同時處理專案、學習、靈感與輸出。 於是，我重新設計了一個自己好用，其他同事也能理解的專案管理資訊架構，把所有工作進度與相關資訊都放在一個Notion資料庫裡。
使用Notion追蹤專案進度
使用Notion追蹤個人任務
現在打開頁面，就能看到每個任務的狀態、進度與更新日期，無論是團隊專案或個人任務，都能一目了然。
Notion不再只是筆記本，反而變成了我每天的「工作儀表板」。 也因此我發現，UI/UX 的設計原則，同樣適用在「人與工具的互動」上。
我是怎麼在Notion裡設計自己的工作系統的?
為了讓混亂的資訊變得清楚，我把所有內容拆成三個層級，並建立關聯，像神經網路一樣可以互相串起來。
- 專案層（Project）：掌握整體進度、時程和分工。所有正在進行的專案都放在這裡，方便確認方向。
- 任務層（Task）：追蹤每個任務的進度與截止時間。每一步都有人接手，不會卡在中間。
- 資源層（Resource）：會議紀錄、SOP、手冊、靈感、參考資料都放這裡。和專案、任務自動連結，是整個架構的後勤。
用這樣的方式整理，我能清楚看到每個專案的內容，也能快速找到需要的細節。流程變得順多了，工作起來也比較輕鬆。
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專案層（Project）
甘特圖追蹤
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任務層（Task）
個人工作看板分類
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資源層（Resource）
工作手冊和會議記錄
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💡 從工具到設計：三個我覺得最棒的特色
- 集中與串聯：資訊架構（Information Architecture） UX設計的第一步是建立資訊架構。我將所有專案、文件、會議筆記集中在一個資料庫，並設定關聯，讓每個專案能自動連結到SOP、素材與團隊成員。只要打開一個頁面，就能看見資訊。
- 視覺化資訊：減少認知負擔（Cognitive Load） 在UI設計中，減少認知負擔是核心原則。我用看板、進度條和圖表讓資訊變得可見。原本要翻半天的清單，現在只要一眼就能掌握現狀。
- 即時回饋與循環輸出：一致性（Consistency） 版型統一、欄位固定；完成就自動標示“Done”。任何一份筆記都能快速轉成blog、學習紀錄或 SOP，不需要刻意整理，快速轉換資訊。
🧠 遇到的盲點與解法
剛開始我急著把功能用滿，邊記錄、邊亂試Database和Relation，沒多久就迷路了。 我發現自己犯了UX設計師的大忌：沒有先問「目的」，就開始談「功能」。
我反問我自己： 「我為什麼需要這個資料？」 「這個頁面讓誰更方便？」
當使用者是自己時，Notion 變成一個「為自己設計的 UI/UX 專案」。 透過它測試資訊結構、互動方式，這些反饋也成了我重新整理工作流程的依據。
🎯 給新手的建議：從問題出發，別被工具綁架
如果你也想開始用Notion，我的建議是：
- 從「你想解決的問題」開始，而不是「工具能做什麼」。
- 先用別人的模板，熟悉邏輯，再慢慢長出自己的版本。
- Notion 最大的優勢是能隨時改版，所以不要怕砍掉重練。
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從混亂到整合，不是找到完美的工具，而是開始設計屬於自己的系統。讓Notion成為你的實驗場，而不是另一個資訊黑洞。
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延伸閱讀
FAQ
Q1:建議Notion新手要避免的事情
太快建立太多頁面，導致後續不知道怎麼使用。 先釐清自己要解決什麼問題，設定好完成工作的流程，再決定哪些資料需要被保存、哪些只是暫時參考。以專案追蹤為例，開始時只需要三頁：專案、任務、資源，其他功能都能慢慢長出來。
Q2:你是怎麼開始建立Notion架構的？
首先要釐清「我要解決的問題」。 不是直接開頁面，而是先畫出流程：專案 → 任務 → 資源 確定資訊架構之後，再把這個架構搬進Notion，用資料庫關聯（Relation）串起來。這樣系統才有邏輯，也比較不容易越整理越亂。
Q3:你的 Notion 是給自己用，還是團隊一起用？
兩者都有。在團隊專案中，我主要用來追蹤進度，讓同事能即時看到專案狀態，如果進度延宕，可以盡快幫忙。我自己則會用 Notion 整理會議紀錄、課程筆記、靈感以及生活事項。
目前在工作上我設定了兩個區域：
- 個人儀表板：用於管理任務、靈感與個人筆記
- 專案儀表板：用於追蹤進度、文件與會議資料
Q4:為什麼特別強調UI/UX？
因為這不是「怎麼操作Notion」，而是「怎麼讓Notion對我好用」。UI/UX的本質是理解使用者的需求與行為邏輯，當我把自己當作使用者去觀察，才能真正設計出對我來說順手又不會卡的系統。
Q5:你現在還在改Notion架構嗎？
當然。就像設計介面一樣，系統永遠不會「完成」，只有「越來越符合自己的使用習慣」。有空我就會重新盤點一次我的需要，刪除不需要的頁面，新增需要的功能。
Q6:Notion對你的工作帶來什麼最大改變？
最大的改變是掌握感。 以前總是被任務推著走，有無形的壓力，現在能自己控制節奏。 透過 Notion，我可以把專案、任務和資料整合在同一個地方，不需要再到處翻找資訊。 時間軸、看板和資料庫的串聯，也讓每個流程都一目瞭然，同事也能清楚看到進程。 最重要的是，這套架構能回顧、能調整，也能持續改進。
